Um objetivo é um sonho com um plano e um prazo

Recentemente finalizamos a Coleção Passos da Venda com seus sete livros (estão todos disponíveis aqui: www.editoraquantum.com.br). Entretanto, nenhum vendedor pode se considerar pronto para a ação sem se preparar e planejar suas ações. Por isso, acabamos de lançar um novo título para a coleção: Preparação e Planejamento, que conta ainda com dicas de administração do tempo.

Gostaria de compartilhar um capítulo do novo livro, que fala sobre planejamento global. Espero que ajude-o a alcançar seus objetivos em vendas e em todas as outras áreas de sua vida.

Para começar, você sabe onde vai estar daqui a um ano? Como você vai chegar lá? Você estabeleceu suas metas para este ano? Colocou no papel? Se não fez isso, provavelmente você vai estar no mesmo lugar o ano que vem – só que mais velho! E talvez desejando estar em outro lugar..., só que desmotivado e sem as instruções de como chegar lá.

Aliás, você sabe quais são os principais motivos por que as pessoas não atingem seus objetivos? Segundo o especialista Jeffrey Gitomer são apenas três:

I. As pessoas falham ao não escreverem seus objetivos, colocando-os em lugares bem visíveis.
II. As pessoas falham ao não fazerem planos que concretizem esses objetivos.
III. As pessoas falham ao não se dedicarem totalmente a seguir esse plano ou a alcançar seus objetivos.

Estas razões parecem bem fáceis de resolver, mas estudos realizados nos Estados Unidos mostram que quase 70% dos adultos têm metas escritas para suas vidas. Uau!

Aqui estão 10 passos para definir seus objetivos pessoais – e planejar como alcançá-los:

1. Estabeleça objetivos claros e específicos, e ponha-os no papel: Dizer que quer ganhar mais dinheiro e ser um vendedor de sucesso, por exemplo, não é um bom objetivo. Ele é claro, mas não é específico. Quanto dinheiro você quer ganhar? Até quando? (Você não vai ficar milionário amanhã) Qual será o tamanho de sua carteira de clientes? Atletas olímpicos e recordistas mundiais são famosos por visualizarem, com os mínimos detalhes, suas vitórias meses antes da competição. Você deve fazer o mesmo para obter sucesso: visualize seu objetivo de maneira clara e específica e ponha-o no papel, pois isso o obriga a concentrar seus esforços em busca de resultados, ao invés de dispersá-los.

2. Sonhe – com os pés no chão: É importante ser realista. A melhor receita para uma úlcera, estresse e depressão é obrigar-se a atingir objetivos inalcançáveis, ou num espaço de tempo curto demais. Por isso é importante manter sempre aguçado seu senso de realidade. Tem outro dado igualmente importante. Uma pesquisa realizada pela revista INC. entre os presidentes e CEO’s das 500 empresas que mais cresceram nos últimos anos nos EUA, mostra um fato interessantíssimo: cerca de 40% dos entrevistados não tinham planejado seu sucesso. Empresários que multiplicaram seu faturamento por 5, 10 e até 20 vezes num ano disseram que estavam tão ocupados trabalhando que não tinham notado seu crescimento fantástico. Sonhar é bom, principalmente para quebrar paradigmas e visualizar novas realidades, mas, depois de feito isso, trabalhar geralmente é bem mais produtivo.

3. Monte um cronograma: O tempo é hoje o recurso mais escasso e valioso na face da Terra. A melhor maneira de otimizá-lo é montando um cronograma, passo a passo, de tudo que precisa ser feito para conquistar seu objetivo. Não é necessário nada complicado: basta uma agenda semanal, com tarefas diárias (Você vai acompanhar algo bem específico para o planejamento diário no próximo capítulo). O cronograma tem outra vantagem: como você pode ver claramente se está vencendo as etapas necessárias, se está adiantado ou atrasado, ele o obriga a ser honesto consigo mesmo. Isso permite acompanhar seu progresso e fazer pequenas correções de rota. Afinal, poucas vezes tudo sai como planejado – e nada como um bom mapa para colocá-lo no caminho certo novamente.

4. Faça revisões constantes: Precisamos relembrar, de tempos em tempos, o que é exatamente que estamos perseguindo. Afinal, quem disse que você é obrigado a seguir até a morte um objetivo só porque você mesmo o estabeleceu alguns meses atrás? A vida muda, as coisas mudam, seus objetivos também podem mudar, por que não? Só não use isso como desculpa para desistir. Suas revisões devem servir para reforçar sua visualização do sucesso, bem como mostrar os resultados já atingidos e o que ainda resta por fazer. Quando as coisas vão mal, revisões podem lhe dar insights interessantes, além de relembrá-lo do seu sonho, reforçando pensamentos positivos. Quando as coisas vão bem, não existe nada mais motivador do que uma revisão do seu plano de ação, também reforçando pensamentos positivos. Por isso não deixe nunca de fazê-las, mesmo que mentalmente, porque vale a pena.

5. Não desperdice recursos: Todos temos a tendência a sermos meio centralizadores, principalmente com tarefas importantes. Somos pessoas de ação. O problema é que muitas vezes tentamos reinventar a roda. Como queremos resolver tudo, esquecemos que muitas vezes pode existir alguém que já passou pela mesma situação – e com sucesso. Da próxima vez que estiver “empacado”, saia do escritório e vá fazer perguntas. Fale com seu gerente ou colegas mais experientes. Pergunte para seus clientes de confiança. Ligue para um concorrente “amigo”. Vá à biblioteca ou navegue pela Internet. Estamos na era da Informação: aproveite e use-a!

6. Priorize atividades mais importantes: Quem já estudou administração da produção sabe que, através de sistemas do tipo CPM – Critical Path Method (Método do Caminho Crítico), podemos separar qualquer objetivo em subgrupos de atividades menores. Algumas dessas atividades são chamadas de críticas porque, se atrasarem, põem em perigo e atrasam o projeto inteiro. Outras coisas não: podem ser deixadas sem problema para o último instante. Descubra quais são as atividades mais importantes para atingir seus objetivos, e dê-lhes prioridade total. O que você precisa fazer para vender mais? Mais visitas? Mais telefonemas? Mais cartas? Mais follow-up? Pós-venda? Aqui também se aplica a lei de Pareto: 80% dos seus resultados geralmente são conseguidos através de 20% do seu tempo e esforço. Melhore a qualidade desses esforços e você vai estar bem mais perto do sucesso.

7. Não tome atalhos: Sucesso é 1% de inspiração e 99% de transpiração. Levam-se dez anos para fazer sucesso da noite para o dia. Sempre que ler a história de alguém que se deu muito bem, em qualquer atividade humana, preste muita atenção. 100% das vezes, sem exceção, você vai ver que essas pessoas estavam dando duro há muito tempo. Se atalhos fossem melhores, não teríamos estradas e nem avenidas. Em vendas, quem pega atalhos acaba pagando o pato lá na frente. Perde clientes e não consegue montar uma carteira estável de gente recomprando. Ou seja, ganha-se um agora para perder dez no futuro. Coisa de amador.

8. Resolva seus problemas agora: Colocar a cabeça num buraco e esperar o perigo passar geralmente só aumenta o tamanho do problema, piorando a situação. Mate o monstrinho assim que ele nasça. Retorne rapidamente seus telefonemas. Escreva já aquela carta. Peça desculpas agora para aquele cliente. Mas faça, e fique livre daquele peso o resto do dia. É a melhor maneira de aumentar sua produtividade (e de dormir tranqüilo!).

9. Respeite sua intuição: Sobrecarregados de informação, atolados até o pescoço em números, gráficos e relatórios, pressionados constantemente a tomar decisões rápidas... a verdade é que é difícil ser totalmente racional nessas situações. A intuição, muitas vezes, nos manda recados sutis de algumas coisas que não percebemos conscientemente. Ouça-a com cuidado, principalmente ao lidar com pessoas. Não precisa ser radical, chegando ao preconceito ou ao esoterismo. Mas, quando lhe der aquele friozinho na barriga, ou aquela vozinha lá no fundo lhe sussurrar algo... preste muita atenção. Afinal, não é um estranho mandando um recado. É você mesmo!

10. Siga seu plano – é hora de ação: Por fim, lembre-se de que o sucesso requer equilíbrio entre planejar e fazer, entre o teórico e o prático. Uma vez que você identifique como alcançar seus objetivos, deixe de lado a indecisão. Muitas vezes a diferença entre quem sonha com o sucesso, e aqueles que o alcançam, está simplesmente na consistência de seus atos. Pequenos passos e ações que, somados, separam os sonhadores dos conquistadores. Como disse Woody Allen: “90% of success is simply showing up” (90% do sucesso é simplesmente dar as caras). Porque 90% das pessoas desiste antes mesmo de começar.

Matriz SWOT

A matriz SWOT é uma ferramenta usada no planejamentoestratégico, que permite encontrar as forças e fraquezasde uma empresa bem como as oportunidades e ameaças de mercado. A sigla vem do inglês, já que o criador foi Albert Humphrey, professor de Stanford:

S = "strengths" (forças) - análise interna, dentroda empresa.

W = "weaknesses" (fraquezas) - análise interna, dentroda empresa.

O = "opportunities" (oportunidades) - análise externa, fora da empresa.

T = "threats" (ameaças) - análise externa, fora da empresa.

O que torna a matriz SWOT particularmente interessante é que, ao organizar os esforços e discussões, você pode descobrir asoportunidades de mercado que a sua empresa está preparada para aproveitar. Ao mesmo tempo, ao entender melhor as suas fraquezas,você também pode se preparar para lidar de maneira proativa com as possíveis ameaças.

Uma boa matriz de priorização começa, antes de mais nada, com a definição de um objetivo estratégico. Esse foco permite que aferramenta seja melhor direcionada e fique bem mais prática. Desse modo, fica bem mais fácil entender o porquê da SWOT:"

- Strengths" - forças: atributos e características da sua empresaque podem ajudá-lo a atingir seus objetivos.

- "Weaknesses" - fraquezas: atributos e características da sua empresa que podem atrapalhá-lo na busca dos seus objetivos.

- "Opportunities" - oportunidades: condições fora da empresa quepodem ajudá-lo a atingir seus objetivos.

- "Threats" - ameaças: condições fora da empresa que podematrapalhá-lo na busca dos seus objetivos.

O uso criativo e eficaz da SWOT também depende do que se chama de time multifuncional - ou seja, pessoas de diversas áreas dentro da empresa, cada uma com seu ponto de vista, ajudando a cobrir todos os pontos importantes. Uma vez definido o objetivo, esse grupo se reúne para ajudar a identificar os fatores internos (forças e fraquezas) bem como os fatores externos (oportunidades e ameaças) que podem impactar a empresa na busca de resultados.

Como toda ferramenta, a matriz SWOT tem também algumas deficiências. Então fique alerta para evitar estes erros mais comuns quando for desenvolver a sua:

Erro 1: Não estabelecer um objetivo claro e definido a ser atingido. A SWOT não existe no vácuo. Ela só deve ser feita quando você já tem um objetivo bem claro definido em mente. O resultado deste erro é geralmente um trabalho acadêmico de fazer uma lista totalmente ineficaz e pouco prática.

Erro 2: Confundir oportunidades (externas) com forças (internas). Seja muito rigoroso ao questionar se realmente algo que você julga uma força (interna) é realmente algo que vocês fazem muito melhor do que todos os concorrentes, ou se é apenas um reflexo, uma reação, das condições externas favoráveis. Isso é muito comum com equipes de vendas que arrasam quando tem um produto ou serviço “matador” nas mãos e arrebentam de vender enquanto estão sozinhos no mercado. Acham que vendem bem por causa da sua “competência”. Aí surgem concorrentes mais baratos, ou com características inovadoras, e de repente se descobre que não são tão competentes assim.

Erro 3: Por ser uma lista (inteligente, mas ainda uma lista), a SWOT não define de cara as estratégias a serem usadas para alcançar um objetivo. Ela apenas lista os fatores internos e externos que podem ajudar ou atrapalhar. Mas lembre-se que são justamente esses fatores que vão ajudá-lo a ser mais eficaz no planejamento e execução das estratégias.

Erro 4: Não definir bem os fatores. Por exemplo: dizer que “tendência de mercado” é uma oportunidade. Qual tendência? Porque influencia? De onde ela vem? Para onde vai? Você tem números para provar? Defina muito bem os fatores, para que não haja dúvida de que realmente são importantes.

Erro 5: Seja específico para sua empresa. Uma SWOT da sua empresa deveria ser diferente da uma SWOT de qualquer um de seus concorrentes, porque sua empresa tem características próprias, mesmo competindo no mesmo mercado.

Algumas fontes interessantes, caso queira saber mais sobre o assunto:

Swot Analysis, Harvard Business School
Strategic Thinking, Simon Wooton & Terry Horne, Kogan Page.
http://www.wikipedia.com/
http://www.mindtools.com/
http://www.businessballs.com/