Um dos produtos dos quais mais tenho
orgulho é a nossa Agenda VendaMais – a única agenda do Brasil focada 100% para
quem trabalha na área de Vendas. Baseada
no CHA das Vendas (Conhecimentos, Habilidades e Atitudes) e com espaço para
colocar suas metas, clientes, prospecções e tudo aquilo que um bom vendedor
organizado precisa para se planejar, ela é única no mercado. (Você encontra a Agenda VendaMais aqui: www.editoraquantum.com.br).
Como a versão 2013 acaba de ficar pronta,
achei que hoje o texto do meu editorial poderia ser sobre dicas de
administração do tempo, algo que tem tudo a ver com o planejamento e o uso da
agenda.
1) Administrar o tempo é um mito:
Um grande erro que as pessoas cometem é imaginar que conseguem controlar o
tempo. Não se controla o tempo – controlam-se as ATIVIDADES onde você investe
seu tempo.
2) Comece a anotar como e onde investe seu tempo: Assim como quem quer emagrecer deve começar a anotar tudo o que come e como quem quer economizar dinheiro precisa anotar tudo que gasta, da mesma forma quem quer administrar melhor seu tempo precisa anotar tudo que faz. É a única forma de analisar seriamente onde estão seus grandes desperdiçadores de tempo (e eliminá-los).
3) Administrar do tempo é gestão de mudanças: Outro grande mito – achar que vai conseguir economizar tempo sem antes mudar sua atitude. A maior parte das pessoas que não administra bem seu tempo está ‘viciada’ em alguns comportamentos/atividades ineficientes. É preciso muita determinação e foco para superar esses vícios e essa dependência (exemplo típico de vício: fazer sempre o que parece urgente antes de fazer o que é importante).
4) Foco: Faça uma lista no final do dia de todas as coisas realmente importantes que tem para fazer no dia seguinte. Na manhã seguinte, faça pelo menos a primeira coisa ANTES DE MAIS NADA. Não abra nem seus e-mails (e-mails são uma lista das prioridades das outras pessoas, não das suas!). Durante o dia, releia a lista e veja o que mais de importante consegue fazer. Ao final do dia, refaça a lista. E lembre-se que essa lista é de coisas IMPORTANTES. Logo, deve ser respeitada.
5) Aprenda a dizer “não”: Já escrevi um editorial na VendaMais sobre isso, baseado numa palestra do Jim Collins que assisti. Se você tem uma lista de coisas a fazer, crie também uma de coisas que precisa PARAR de fazer. O exercício do item 2 pode ajudá-lo nesse sentido.
6) Cuidado com e-mails: Só para reforçar – sua caixa postal de e-mails, invariavelmente, é uma lista de prioridades e coisas urgentes de OUTRAS PESSOAS. Não as suas. Pense nisso antes sempre que for abrir sua caixa postal.
7) Cuidado com mídias sociais: Quer desperdício maior de tempo do que ver quantas pessoas deram um ‘like/curtir’ na sua última postagem do Facebook? Separe 10 a 15 minutos por dia para cuidar disso (é suficiente, acredite – é o que eu faço mesmo com todos os seguidores que tenho) e lembre-se que ficar entrando e saindo é VÍCIO (definição excelente de vício: comportamento que dá prazer no curto prazo e destrói no longo prazo).
8) Use uma agenda: O simples fato de você ter um lugar onde anotar o que precisa ser feito já é uma excelente forma de começar a se organizar eadministrar melhor suas prioridades. Obviamente… não vou perder a chance de recomendar a Agenda VendaMais .J
9) Sempre que puder, delegue. Existem tarefas onde você realmente é bom e agrega valor. Em outras, claramente está desperdiçando tempos com atividades operacionais/burocráticas que não agregam NADA. Algumas não tem jeito – você vai ter que fazer e pronto. Para essas, crie rotinas que aumentem sua produtividade. Para as outras, delegue sem dó. Muita gente quer centralizar tudo e acaba afundando-se na mediocridade por insegurança de delegar. Não seja uma dessas. Fique com o que é realmente importante e delegue o resto.
10) Reuniões: Estou justamente gravando as aulas do GEC, nosso curso online de Gestão de Equipes Comerciais, onde o assunto são reuniões produtivas. Então tenho tanto material que isso daria um outro artigo… por enquanto, fique com a dica de ter sempre uma pauta para toda reunião, começar no horário e ter horário para terminar. E a dica mais importante de todas: comece a questionar se uma reunião é realmente necessária (ou se aquele assunto não poderia ser resolvido de outra maneira). Ao seguir estas 4 simples regras, você controlará um dos grandes gargalos que temos atualmente em termos de administração de tempo dentro das empresas.
Espero ter ajudado com as dicas. Se tiver
alguma outra dica de administração do tempo que funciona para você e que você
gostaria de compartilhar conosco, poste na nossa página do Facebook: http://www.facebook.com/VendaMais
A Agenda VendaMais está disponivel para
aquisição individual ou em grupo (quando a empresa compra e distribui entre
todos seus vendedores). Algumas inclusive personalizam a capa, colocam seu
logotipo, etc. Se tiver interesse que sua equipe de vendas tenha a Agenda
VendaMais personalizada, mande um e-mail para grupo@editoraquantum.com.br,
solicitando um orçamento.
Abraço e boas venda$,
Raul Candeloro
